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Política de Protección de Datos

  1. Definiciones

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato Financiero: Es la información financiera y crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

Datos objeto de actividad: Axpress obtiene, compila, almacena, confirma, conserva, intercambia, procesa, reporta, transmite, suprime, administra y otros procesos con Datos Personales y Datos Financieros de personas naturales y jurídicas.

Datos Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

Datos Sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado de Información: Persona natural o jurídica que, conforme con la ley, puede acceder a Datos Personales de Titulares suministrada por el mismo Titular, el Operador o la Fuente.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los Titulares, en virtud de una relación comercial, de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del Titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final.

Responsable de Información: Persona, entidad u organización que recibe de la Fuente de Información Datos Personales, los administra y los pone en conocimiento de los Usuarios de Información conforme con los parámetros de ley.

Responsable: Persona que decide sobre los fines del Tratamiento.

Titular de la Información: Persona natural o jurídica a quien se refieren los Datos.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de éstos dentro y fuera de la República de Colombia y cuyo objeto es la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

  1. Objeto

Establecer las normas para la recolección, actualización, circulación, transmisión supresión y demás actividades que involucren información o datos personales. Esta política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de Axpress, sus contratistas, proveedores, terceros aliados y demás personas que obren como Responsables y/o Encargados.

  1. Marco Legal Ley 1369 del 30 de diciembre 2010 Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 Decreto 1377 del 27 de junio de 2013
  2. Responsable de Tratamiento: En este sentido, el responsable del tratamiento de la base de datos es Aexpress S.A., cuyos datos de contacto son: Dirección: Kr 103 # 24B-20 Bogotá (Cundinamarca) Email: servicioalcliente@aexpress.com.co Teléfono: +57 1 5190918
  3. Encargados

5.1 Finalidad de los datos

Como elemento de análisis en cuanto a la veracidad e integridad de las direcciones suministradas en cuanto a su estructura a través de un software de Georreferenciación el cual solamente tiene en cuenta los datos de dirección y ciudad por cada registro suministrado Impresión de guías de distribución de correo avaladas por la (UPU) y a su vez por el Ministerio de Comunicaciones Impresión de extractos bien sea provenientes de archivos inmodificables o generados a través de una base de datos, todos estos suministrados por entidades privadas o públicas que a su vez hacen las veces de Fuentes o Titulares de la información Distribución de correo manual a través de un mensajero, quien para efectuar su labor de entrega efectiva, confirma los datos de dirección y nombre del destinatario consignado en la guía de correspondencia Tele mercadeó de entregas y devoluciones con previa autorización del Responsable o Titular de la información, con la finalidad de validar datos personales de dirección y ciudad de entrega de la correspondencia, con el fin de poder hacer retro-alimentación con el Responsable o Titular de la información para efectos de futuras correcciones que efectué este en las bases de datos suministradas Consulta de información a través del portal web corporativo con previa asignación de credenciales de acceso a los Responsables o Titulares de la información para que este efectúe las consultas necesarias de seguimiento o auditoria que crea pertinentes sobre la correspondencia entregada. Informe de Devoluciones de la correspondencia no entregada detallando los números de guía y retorno de los físicos al Responsable o Titular de la Información Base de Datos de Gestión con el detalle de datos general de la correspondencia manejada CD de Imágenes con copia de la digitalización de las pruebas de entrega efectivas en el formato que haya dispuesto el Responsable o Titular de la Información Facturación de correspondencia distribuida de cada una de las Fuentes o Titulares de la información

5.2 Información que Recibimos

El medio por el cual serán admitidas las bases de datos recibidas por parte del Responsable o Titular de la Información, será determinado en mutuo acuerdo por ambas partes garantizando la confidencialidad y no vulnerabilidad de la información contenida, aplicando para quien lo exija, llaves cifradas, encriptación de la información o identificación de direcciones de correo válidas para tal fin. En las bases de datos recibidas por parte del Titular y/o Titulares de la información tenemos los siguientes datos

Responsable de Información

Nombre o razón social de la empresa contratante

Número de identificación de la empresa contratante

Nombre del representante legal

Identificación del representante legal

Dirección de correo electrónico

Dirección de domicilio

Teléfono o teléfonos de contacto

Ciudad de domicilio

Tarifas pactadas

Titular de la Información

Nombre y Apellido

Ciudad de domicilio o correspondencia

Dirección de domicilio o correspondencia

Teléfono o teléfonos de contacto

Numero de socio, afiliado, abonado, etc. del Titular de la Información con el Responsable de la Información

Contenido de la correspondencia

Instrucciones de entrega de la correspondencia

Peso y dimensiones

 

5.3 Modificación y/o Eliminación de Información como Encargados

La normatividad expedita define los usos que hace Axpress sobre los datos regidos por el Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones MINTIC, la Comisión Reguladora de Comunicaciones CRC y la Súper Intendencia de Industria y Comercio, en cuanto a la conservación de la información para el manejo de reportes, estadísticas e indicadores, reportes de liquidación de cobro del aporte trimestral al MINTIC y manejo de PQR. Únicamente si nuestro cliente Fuente, Responsable o Titular de la información lo requiere, se procederá con la eliminación y/o modificación de la información suministrada para fines postales, y se darán por cumplidos los servicios suministrados por Axpress sin derecho a Indemnizaciones ni investigaciones futuras, únicamente quedara como registro en nuestro sistema los datos de uso privado de Axpress y el registro de dirección y ciudad en donde se entregó el objeto postal.

 

  1. Compromiso de Confidencialidad

 

Nuestros empleados no difundirán información privada de la compañía al público en general para obtener cualquier ganancia personal o para beneficio de otros que no sea la compañía. Esta información incluye datos técnicos, financieros, operativos, información relativa a los clientes, memorandos u otra información relativa a los negocios de la compañía, sus actividades operativas o planes de futuro. Los empleados respetaran las leyes y las regulaciones del estado respecto a la protección de datos personales, lo que requerirá que los empleados sean protegidos legalmente de acuerdo a la ley como personas individuales, incluyendo a los funcionarios, accionistas y clientes

 

  1. Ejercicio de los derechos de información, actualización y rectificación de datos

 

Lo clientes (Responsables de la información) podrán solicitar conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que nos haya suministrado de sus clientes, enviando una comunicación al correo servicioalcliente@aexpress.com.c, con la que indique la petición que ejercita, con nombre y apellidos del usuario.

 

La solicitud o comunicación dirigida a AEXPRESS S.A. deberá contener las siguientes previsiones:

 

Nombre y apellidos del titular

Fotocopia del CC del titular y en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

Petición en que se concreta la solicitud (consulta/acceso)

Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante

Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso.

 

El titular podrá optar por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

 

Visualización en pantalla Escrito, copia o fotocopia remitida por correo certificado o no Correo electrónico u otros sistemas de comunicación electrónica

 

  1. Seguridad y Protección

AEXPRESS S.A., teniendo en cuenta el principio de seguridad regulado por la LEPD, tiene implementadas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte, AEXPRESS S.A., a través de la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, requiere a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad requeridas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales

 

  1. Vigencia

 

Las bases de datos responsabilidad de AEXPRESS S.A. serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin Clave

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